ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ

Σε συνέχεια της με αριθμ. ΔΑΠΔΕΠ/Φ.2/46/οικ.26897/24-7-2018 (ΑΔΑ:78ΔΡ465ΧΘΨ-ΜΡΒ) εγκυκλίου της Υπηρεσίας μας, και στο πλαίσιο εφαρμογής του ν. 4369/2016 όπως ισχύει, ιδίως των διατάξεων του άρθρου 16 παρ. 3α, σύμφωνα με τις οποίες αρμόδια για την τήρηση των διαδικασιών αξιολόγησης είναι η οικεία Διεύθυνση Προσωπικού ή Διοικητικού, σας ενημερώνουμε για τις ενέργειες στις οποίες καλούνται να προβούν οι οικείες Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού για την ολοκλήρωση της διαδικασίας αξιολόγησης για την αξιολογική περίοδο του έτους 2017.

Ο έλεγχος εγκυρότητας των εκθέσεων αξιολόγησης, που έχουν συμπληρωθεί και υποβληθεί σε ηλεκτρονική μορφή, διενεργείται μέσω της ειδικής ηλεκτρονικής εφαρμογής. Συγκεκριμένα, οι οικείες Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού έως την Δευτέρα 5 Νοεμβρίου 2018 καλούνται να προσδιορίσουν – μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής – τις έγκυρες ηλεκτρονικές εκθέσεις αξιολόγησης και να επισημάνουν τις εκθέσεις που δεν είναι έγκυρες σε ηλεκτρονική μορφή με την αντίστοιχη αιτιολογία.
Επισημαίνεται ότι ως έγκυρες εκθέσεις αξιολόγησης που έχουν ολοκληρωθεί στην ηλεκτρονική εφαρμογή θεωρούνται αυτές για τις οποίες ισχύουν οι κάτωθι προϋποθέσεις:
α) Έχουν υποβληθεί από τουλάχιστον έναν αξιολογητή και
β1) Δεν είχαν υποβληθεί σε έντυπη μορφή πριν την έναρξη της ηλεκτρονικής εφαρμογής ή
β2) Δεν προέκυψαν αστοχίες ή λάθη κατά τη συμπλήρωσή τους κι ως εκ τούτου έχουν συμπληρωθεί μόνο σε ηλεκτρονική μορφή και όχι σε έντυπη.

Επίσης, επισημαίνεται ότι εκθέσεις που έχουν υποβληθεί μόνο από τον αξιολογητή Α’ διότι εκ παραδρομής είχε οριστεί αξιολογητής Β’, θεωρούνται έγκυρες.

Με την ολοκλήρωση των ανωτέρω ενεργειών, για τις έγκυρες ηλεκτρονικές εκθέσεις αξιολόγησης διενεργείται αυτόματα μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής η εξαγωγή των σχετικών αποτελεσμάτων με βάση τα οριζόμενα στις διατάξεις των άρθρων 16, 17 και 18 και 21 του νόμου 4369/2016 (ΦΕΚ Α’ 34/02-03-2016), και προσδιορίζονται:
1) Οι εκθέσεις αξιολόγησης που πληρούν τα κριτήρια για υποχρεωτική παραπομπή στην Ειδική Επιτροπή Αξιολόγησης (ΕΕΑ),
2) Οι εκθέσεις αξιολόγησης για τις οποίες θεμελιώνεται δικαίωμα ένστασης από τον αξιολογούμενο ενώπιον της ΕΕΑ,
3) Οι οριστικοποιημένες εκθέσεις αξιολόγησης για τις οποίες δεν προκύπτει υποχρέωση εξέτασης από την ΕΕΑ και δε θεμελιώνεται δικαίωμα ένστασης από τον αξιολογούμενο.

Σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο, στην πρώτη περίπτωση περιλαμβάνονται οι εκθέσεις αξιολόγησης με βαθμολογία μεγαλύτερη ή ίση με 90 σε τουλάχιστον ένα κριτήριο, καθώς και οι εκθέσεις αξιολόγησης με εκατοστιαία απόκλιση 24 μονάδες στη βαθμολογία μεταξύ των δύο αξιολογητών.
Στη δεύτερη περίπτωση περιλαμβάνονται οι εκθέσεις αξιολόγησης με βαθμολογία μικρότερη ή ίση με 60 σε τουλάχιστον ένα κριτήριο, καθώς και οι εκθέσεις αξιολόγησης με μέσο όρο βαθμολογίας μικρότερο του 75.
Στην τρίτη περίπτωση περιλαμβάνονται οι εκθέσεις αξιολόγησης που δεν εμπίπτουν στις ανωτέρω περιπτώσεις και έχουν λάβει μέσο όρο βαθμολογίας μεγαλύτερο ή ίσο του 75 και μικρότερο του 90.
Με την εξαγωγή των παραπάνω αποτελεσμάτων, ολοκληρώνεται το στάδιο του σχετικού ελέγχου και προκύπτουν οι έγκυρες ηλεκτρονικές εκθέσεις αξιολόγησης με την αντίστοιχη κατά τα ανωτέρω ποιοτική σήμανση (δηλ. ΕΕΑ, ένσταση, οριστική βαθμολογία).

Έχοντας ως στόχο τη μείωση της διοικητικής επιβάρυνσης και την άμεση πρόσβαση του υπαλλήλου στα δεδομένα που τον αφορούν, με την ολοκλήρωση του παραπάνω σταδίου, οι έγκυρες ηλεκτρονικές εκθέσεις αξιολόγησης θα είναι προσβάσιμες μέσω της εφαρμογής στους αξιολογούμενους και θα παρέχεται η δυνατότητα εκτύπωσης ή αποθήκευσής τους σε ψηφιακή μορφή, λαμβάνοντας υπόψη το ισχύον θεσμικό πλαίσιο περί προστασίας δεδομένων (ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ (ΕΕ) 2016/679). Παράλληλα, η δυνατότητα αποθήκευσης και εκτύπωσης των εκθέσεων αξιολόγησης θα παρέχεται και στις Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού.

Ειδικά για τις περιπτώσεις που θεμελιώνεται δικαίωμα ένστασης ενώπιον της ΕΕΑ, η γνωστοποίηση στον αξιολογούμενο πραγματοποιείται επί αποδείξει σε έντυπη μορφή – με εκτύπωση των σχετικών εκθέσεων αξιολόγησης μέσω της εφαρμογής – προκειμένου να εκκινήσει η εκ του νόμου προβλεπόμενη προθεσμία των επτά (7) εργάσιμων ημερών για την υποβολή της ένστασης.

Τέλος, με την ολοκλήρωση της διαδικασίας ελέγχου των εκθέσεων αξιολόγησης (ηλεκτρονικών και εντύπων), οι οικείες Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού καλούνται να καταχωρίσουν στην ηλεκτρονική εφαρμογή το συνολικό αριθμό υπαλλήλων αρμοδιότητάς τους που πληρούν τις προϋποθέσεις αξιολόγησης για το έτος 2017, δηλαδή τον αριθμό των υπαλλήλων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του νόμου 4369/2016, δυνάμει των διατάξεων των άρθρων 14, 15 και 16 αυτού, ανεξάρτητα από το εάν υφίσταται ολοκληρωμένη έκθεση αξιολόγησης για αυτούς. Η καταχώριση θα γίνει μέσω της μικροεφαρμογής «Στατιστικά» στην ηλεκτρονική πλατφόρμα για την αξιολόγηση, σε ειδική αναφορά «Εισαγωγή συνολικού αριθμού υπαλλήλων προς αξιολόγηση».
Επισημαίνεται ότι – προκειμένου να διασφαλιστεί η προστασία των προσωπικών δεδομένων των αξιολογούμενων – οι Προϊστάμενοι των Διευθύνσεων Διοικητικού/Προσωπικού καλούνται να ορίσουν εκ νέου τους υπαλλήλους της Υπηρεσίας τους, οι οποίοι θα έχουν τη δυνατότητα πρόσβασης στα δεδομένα των εκθέσεων αξιολόγησης καθώς και την ευθύνη επισήμανσης των μη έγκυρων εκθέσεων, αποδίδοντάς τους το ρόλο «Διαχειριστή Αξιολόγησης Προσωπικού» μέσα από την μικροεφαρμογή «Διαχείριση Προσωπικού» του Μητρώου Ανθρώπινου Δυναμικού του Ελληνικού Δημοσίου.

Για τη διευκόλυνση των οικείων Διευθύνσεων Διοικητικού/Προσωπικού κατά την ανωτέρω διαδικασία, παρατίθενται αναλυτικές οδηγίες στο διαδικτυακό τόπο http://apografi.gov.gr/ στην ενότητα «Αξιολόγηση  Εγχειρίδια Χρήσης». Υπενθυμίζεται ότι στο διαδικτυακό τόπο http://apografi.gov.gr/ στη θεματική ενότητα «Ηλεκτρονική Αξιολόγηση» αναρτάται επικαιροποιημένο υλικό στα πεδία «Θεσμικό πλαίσιο», «Συχνές Ερωτήσεις» και «Οδηγίες Χρήσης». Επίσης, ερωτήματα Υπηρεσιών που χρήζουν άμεσης απάντησης αποστέλλονται στην ηλεκτρονική διεύθυνση axiologisi@ydmed.gov.gr

Οι Διευθύνσεις Διοικητικού/Προσωπικού παρακαλούνται να κοινοποιήσουν, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την παρούσα σε όλους τους υπαλλήλους αρμοδιότητάς τους καθώς και στους φορείς που εποπτεύουν.

Η Διεύθυνση Προσωπικού Τοπικής Αυτοδιοίκησης του Υπουργείου Εσωτερικών παρακαλείται για την άμεση κοινοποίηση της παρούσας στους ΟΤΑ α’ και β’ βαθμού.
Η παρούσα εγκύκλιος βρίσκεται στην ηλεκτρονική διεύθυνση της Υπηρεσίας μας www.ypes.gr, στη διαδρομή: Διοικητική Ανασυγκρότηση – Ανθρώπινο Δυναμικό – Αξιολόγηση.